Rekisteriselosteet

1.Johdanto

Yritysryhmittymämme (”me”; ”yhtiöt”) toiminnan kannalta on välttämätöntä käsitellä henkilötietoja, sillä tarjoamiimme palveluihin ja tuotteisiin liittyy henkilötietojen käsittelyä niin rekisterinpitäjän kuin käsittelijän roolissa. Alla olemme täsmentäneet, mitä yritysryhmittymällä tarkoitamme. Noudatamme menettelytapoja ja prosesseja, joilla suojataan henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste sisältää tietojen keräämisen perusteet ja sen, mihin kerättyjä tietoja käytetään. Tästä tietosuojaselosteesta ilmeneviä periaatteita ja toimintatapoja sovelletaan kaikessa yhtiöiden toiminnassa, johon liittyy henkilötietojen käsittelyä. Esimerkkejä sovellustilanteista ovat palveluidemme käyttö tai tarjoaminen sopimusehtojemme mukaisesti. Tietosuojaselostetta sovelletaan myös työntekijöidemme ja työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisterinpitäjänä toimii Suomen Vuokramestarit Oy, Sijaiset SVM Oy, Temployer Oy ja/tai se ryhmittymän yhtiöistä, jonka kanssa asioit. Tietosuojaseloste on yhtiöiden yhteinen.

Toimimme tietyiltä osin käsittelijänä tarjotessamme palveluita yhteisöasiakkaille, kuten henkilöstöpalveluyrityksille tai työnantaja-asiakkaille. Tällöin rekisterinpitäjänä toimii kukin yhteisöasiakas. Kappaleessa 6 kerromme käsittelymme soveltamisalasta sekä siitä, miten käsittelemme tietoja tarjotessamme näille asiakkaille palveluita käsittelijän roolissa.

2. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotta:

• potentiaalisille asiakkaille ja nykyisille asiakkaille voidaan markkinoida ja viestiä konserniyhtiöiden tai valittujen kolmansien osapuolten palveluita esimerkiksi tiedotteilla, uutiskirjeillä, erilaisilla markkinointikampanjoilla tai kutsuilla tapahtumiin;
• voimme hoitaa sopimuksista johtuvat velvoitteemme niin asiakkaita, yhteistyökumppaneita kuin esimerkiksi työntekijöitämmekin kohtaan;
• voimme kehittää palveluitamme sekä parantaa palveluidemme käyttökokemusta; sekä
• palveluitamme voidaan hallinnoida ja voimme tietyissä tilanteissa selvittää mahdollisia väärinkäytöksiä, kuten ilmoituskanavamme kautta tehtyjä ilmoituksia.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja sopimuksen perusteella, kun

• Tarjoamme, kehitämme sekä ylläpidämme palveluitamme, teemme niihin liittyviä päivityksiä, selvitämme mahdollisia ongelmatilanteita sekä viestimme palveluistamme nykyisille asiakkaillemme

Voimme oikeutetun edun perusteella kehittää liiketoimintaamme sekä markkinoida potentiaalisille asiakkaillemme ja asiakkaillemme palveluitamme.

Käsittelemme henkilötietoja myös toteuttaaksemme lainsäädännöstä johtuvat velvollisuutemme sekä täyttääksemme lainsäädännöstä johtuvat velvoitteemme.

Henkilötietojen käsittely voi perustua myös suostumukseen. Henkilötietojen käsittelystä kerrotaan kunkin suostumuksen yhteydessä erikseen tietosuojalainsäädännön mukaisesti, jotta henkilö tietää, mihin suostumuksensa antaa.

3. Mitä henkilötietoja keräämme?

Keräämme tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

Meille antamasi tiedot

Palvelussamme kysytään rekrytoinnissa ja esimerkiksi vuorojen tekemisessä tarpeellisia tietoja, kuten työkokemus- ja koulutustietojasi.

Palveluiden käytöstä havainnoidut ja johdetut tiedot

Käytämme erilaisia teknologioita (mukaan lukien evästeitä) kerätäksemme ja säilyttääksemme tietoa palveluidemme käyttäjistä ja vierailijoista. Evästeiden käyttö on yleistä ja useat sivustot hyödyntävät niitä. Eväste on pienimuotoinen tiedontallennusohjelma, jonka tietokoneen selain asentaa käyttäjän tietokoneen kovalevylle. Aina, kun käyttäjän selain hakee Palvelumme käyttöön liittyvän sivuston serveriltä, viesti lähetetään takaisin käyttäjän tietokoneelle. Lähetetty viesti nopeuttaa sivustoa ja yksinkertaistaa kirjautumista, tallentaa käyttäjän käyttötietoja ja kohdentaa sivuston käyttäjälle. Kaikkea evästeiden keräämää tietoa voidaan käyttää tarjoamamme palveluiden kohdentamiseen käyttäjälle. Kerättyjen tietojen analysointiin käytetään muun muassa Google Analyticsia. Lisätietoja Google Analyticsista voi lukea tästä: http://www.google.com/analytics/. Voit myös kieltäytyä Google Analyticsin suorittamasta tietojen keräämisestä lataamalla selaimeesi lisäosan osoitteesta https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Lisäksi useimpien selainten valikossa on Help menu -kohta, joka kertoo, kuinka evästeiden hyväksyntä voidaan estää, kuinka selain ilmoittaa evästeiden vastaanottamisesta ja kuinka evästeet voidaan sulkea. Mikäli evästeet suljetaan, sivuston käyttö voi rajoittua tai estyä.

Muista lähteistä kerätyt tiedot

Keräämme henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä (esimerkiksi väestörekisteri sekä verohallinnon rekisterit) ja kaupallisilta tiedonvälittäjiltä.

4. Kuinka kauan käyttäjien tietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan sitä tarkoitusta varten, jota ne kerättiin tai lain salliman enimmäisajan. Henkilötietojen säilytysjakson pituus vaihtelee siis tiedoista riippuen. Tämä tarkoittaa myös sitä, että saatamme säilyttää henkilötietojasi, vaikka sopimussuhteesi meihin olisi päättynyt, mutta vain niin kauan kuin meillä on syy tehdä niin.

5. Henkilötietojen siirto ja luovutus

Palveluidemme tarjoamiseksi

Siirrämme henkilötietoja siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin palvelumme tarjoamiseksi tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa. Nämä kolmannet osapuolet toimivat käsittelijänä meidän lukuumme.

Lisäksi voimme luovuttaa tietoja yhteisöasiakkaillemme silloin, kun se on välttämätöntä palveluidemme tarjoamiseksi tämän selosteen mukaisesti. Esimerkiksi työnhakijan tiedot siirretään työnantajalle työnhakijan hakiessa töitä haluamaltaan työnantajalta. Tällöin työnantaja voi halutessaan näiden tietojen perusteella käynnistää itsenäisen rekrytointiprosessin ottamalla haluamallaan tavalla yhteyttä työnhakijaan.

Kolmansien osapuolten markkinointi ja mainonta

Emme jaa markkinoinnin tai mainonnan osapuolille käyttäjien suoria henkilö- tai tunnistetietoja. Jotta viestintää tai markkinointia kohdennetaan oikein, saatamme siirtää kolmansille osapuolille demografiatiedot, kiinnostuksenkohteet tai esimerkiksi sijaintiin perustuvat kohdentamisarvot.

Suostumuksesi

Mikäli käyttäjä on antanut suostumuksensa, saatamme jakaa käyttäjän tietoja valittujen kolmansien osapuolten kanssa, jotta ne voivat ottaa yhteyttä käyttäjään.

Tieteellinen tutkimus

Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei ole enää niistä tunnistettavissa.

Oikeudellisista syistä

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.

6. Kansainväliset tietojen siirrot

Pyrimme toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietoja EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluita hyödyntäen.

Jotkin alihankkijoistamme, jakelijoistamme ja kumppaneistamme sijaitsevat Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällöin henkilötietojasi saatetaan siirtää eri maiden välillä. Tällaiset siirrot voivat sisältää henkilötietojen luovutuksia EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa Suomen lain vaatimuksista. Huolehdimme tällöin henkilötietojen suojan riittävästä tasosta esimerkiksi sopimalla asiasta henkilötietojen käsittelijän kanssa käyttäen mallisopimuslausekkeita tai muita tietosuojalainsäädännön mukaisia keinoja henkilötietojen siirtoon kolmansiin maihin.

7. Henkilötietojen suojaus

Hyödynnämme ajantasaisia käytäntöjä henkilötietojen suojelemiseksi. Tämä tarkoittaa sitä, että käytämme fyysisiä, hallinnollisia ja teknisiä suojaustoimenpiteitä pienentääksemme henkilötietojen hävikin riskiä ja vähentääksemme väärinkäytöksiä sekä luvatonta käyttöä, julkaisua tai muokkausta. Tallennamme henkilökohtaiset tietosi suojatuille palvelimille, jolloin vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää näissä palvelimessa olevia tietoja. Voimme myös suojella käyttäjän henkilötietoja hyödyntäen Secure Sockets Layer ("SSL") tai muuta vastaavaa salausohjelmistoa.

8. Alaikäiset

Tarjoamamme palvelu ei ole suunnattu alaikäisille emmekä erityisesti kerää alaikäisten henkilötietoja. Pyydämme alaikäisiä hankkimaan huoltajan suostumuksen ennen kuin alaikäinen tallentaa henkilötietojaan. Suosittelemme huoltajia säännöllisesti seuraamaan huollettaviensa Internetin ja sivustomme käyttöä.

9. Henkilötietojen käsittely yhteisöasiakkaidemme lukuun

Tarjoamme yhteisöasiakkaillemme palveluita sopimuksen perusteella myös käsittelijän roolissa. Tällöin on välttämätöntä kerätä ja hallinnoida yhteisöasiakkaiden työntekijöihin liittyviä henkilötietoja kunkin työnantajan tai muun yhteisön, jossa henkilö tekee vuoroja, lukuun. Käsittelemme tällöin seuraavia henkilöiden ryhmiä:

• Työntekijöiden perus- ja yhteystietoja kuten nimi, osoite, puhelin ja sähköposti ja yhteydenotto- ja vuorohistoria. Lisäksi palvelussamme kysytään rekrytoinnissa ja esimerkiksi vuorojen tekemisessä tarpeellisia tietoja, kuten työkokemus- ja koulutustietoja.
• Tietyissä tapauksissa henkilötunnus. Henkilötunnuksia käsitellään ainoastaan siinä tapauksessa, että se on välttämätöntä yhteisöasiakkaan työnantajavelvoitteiden tai muiden lakisääteisten velvoitteiden noudattamista varten.

Miksi tietoja käsitellään ja millä perusteella?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vuorojen hallinnoiminen sekä lakisääteisten tai sopimuksiin perustuvien velvoitteiden hoitaminen yhteisöasiakkaan asiakkaita tai työntekijöitä kohtaan yhteisöasiakkaamme lukuun.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen ja niin kauan kuin lakien ja säännösten mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät

Rekisteröityjen oikeudet

Henkilöllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, oikeus tietojensa oikaisemiseen sekä edellytysten täyttyessä oikeus tietojen poistamiseen, oikeus rajoittaa tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot muualle ja oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Rekisterinpitäjänä toimii kukin yhteisöasiakas. Toimimme henkilötietojen käsittelijänä. Voit olla rekisteröidyn oikeuksien osalta yhteydessä yhteisöasiakkaaseemme, joka toimii rekisterinpitäjänä.

10. Kolmansien sivustot

Tämä tietosuojaseloste soveltuu tarjoamiimme palveluihin emmekä ole vastuussa muiden palveluiden tietosuojakäytännöistä. Suosittelemme käyttäjää tarkistamaan käyttämiensä palveluiden tietosuojaselosteet.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutettu tietosuojaseloste on saatavilla palvelussamme, jotta käyttäjät ovat aina tietoisia siitä, miten heidän henkilötietojaan käsitellään.

12. Sinun oikeutesi

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Toimitamme tiedot lain edellyttämässä muodossa.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista

Sinulla on oikeus vaatia väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamista tai täydentämistä.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.

Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä

Voit pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojesi käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme.

Oikeus vastustaa tiedon käsittelyä

Voit myös pyytää rajoituksia henkilötietojesi käsittelyyn, mikäli tietojasi käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme. Sinulla on oikeus kieltäytyä sähköisestä suoramarkkinoinnista seuraamalla ohjeita, jotka on sisällytetty kaikkiin lähettämiimme markkinointiviesteihin.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos tietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.

12. Oikeuksiesi käyttäminen

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostin sisältäen nimesi, osoitteesi, ja puhelinnumerosi. Voimme pyytää lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi varmentamiseksi. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat perusteettomia.

Jos koet henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassaolevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen paikalliselle tietosuojavalvontaviranomaiselle.

13. Kuka on rekisterinpitäjä ja kehen voin ottaa yhteyttä?

Rekisterinpitäjä on se yhtiöistä, jonka kanssa asioit. Yhteyttä tietosuojaa koskevissa asioissa voit ottaa:

Suomen Vuokramestarit Oy

Markus Leskinen, markus.leskinen@svm.fi